【译者注】由于冠状病毒病（COVID-19）的爆发，远程工作现在并将继续成为越来越多企业的选择。如何进行简短而有效的电话会议？本文的作者提供了一些实用的建议。
【原作者】迈克尔·胡贝尔
[编译]刚铎
当前COVID-19 带来的健康威胁已将我们许多人带入了在可预见的未来进行远程全职工作的新时代，使我们之前的环境发生了巨大的、不可预见的行业变化，要求我们适应。新的工作方式。我还没做呢。
由于当前新冠肺炎(COVID-19) 的形势，我们中的许多人正在进入一个在可预见的未来全职远程工作的新时代。由于我们以前的环境发生了如此巨大和意想不到的变化，我们将需要适应新的工作方式，即使我们还没有这样做。
作为项目管理领域的领导者，我们需要积极主动地实施这些新的最佳实践，以确保项目的成功。有效地使用电话会议是主动领导项目和提高效率的最简单但最容易被忽视的方法之一。我们希望以下提示能够提供指导并帮助您提高电话会议的效率。
作为项目管理领导者，我们必须主动实施这些新的最佳实践，以确保项目成功。有效地使用电话会议是主动指导和提高项目效率的最简单但最容易被忽视的方法之一。我们希望以下提示能够提供指导并帮助您简化电话会议。
1. 做好准备为任何电话做好适当的准备可能是您可以养成的最重要的习惯。如果您正在主持通话，请在通话前发送议程，突出显示上一次通话中的行动项目，以提醒代表：在通话前一两天准备好要解决的行动项目，可以让您审查和批准更新的行动项目，从而帮助通话快速推进。建立一个团队并将他们排除在外。
1. 做好准备为每个电话做好准备可能是您可以养成的最重要的习惯。组织电话会议时，请在电话会议前发送议程，突出显示上次会议的行动项目。这也可以让代表做好准备。另一种主动方法是在会议前一两天联系负责这些问题的人员来解决问题。这可以让您轻松查看更新、获得团队的支持并及时退出循环，从而有助于加快通话速度。
2. 与您的团队建立关系无需在通话开始时就等待其他参与者，度过尴尬的沉默。相反，在等待其他参与者时，请利用前几分钟与团队成员聊天。这是一种创造性的方式，可以帮助您在通话开始后作为团队成员更多地参与并保持讨论顺利进行。它更加顺畅且更加高效。
2. 与您的团队联系充分利用会议开始时的时间，避免在等待其他与会者加入会议时在尴尬的沉默中浪费时间。相反，在等待参与者时，请利用前几分钟与团队成员聊天。让人们敞开心扉，询问他们今天过得怎么样，或者只是进行一次随意的交谈。这是一种让你的团队更加开放的创造性方式。一旦电话会议开始，人们就会成为更积极的团队成员，讨论会更加顺利，生产力也会提高。
3.限制干扰对于许多远程工作的人来说，找到一个安静的地方打电话并不总是那么容易。你整天都在这种环境下工作，所以你必须调整每周打电话的时间。如果周围噪音过大，请注意周围环境并将手机和耳机（或可能两者）静音。这不仅会令人尴尬（并且可能会让管理员感到尴尬），而且根据噪音的来源，它可能是不专业的。
在通话过程中，我们经常发现自己不是主要参与者，而且在此类通话中，由于情况或解释而只关注通话的一部分，这可能会导致脑雾或多个我经常完成的任务。提高注意力的一个解决方案是在通话期间做笔记。这可以帮助您专注于通话，也可以消除被问“您能再说一遍吗？”的风险。
3.限制干扰对于许多远程工作的人来说，找到一个安静的地方接电话并不总是那么容易。在如此嘈杂的环境中，您将无法集中精力进行一天的工作，您的生活也会发生变化。安排每周在邻居清理树叶的时间打电话并不是最好的选择。如果周围噪音过大，请将手机或耳机静音（有时出于安全原因需要将两者都静音）。在同事（可能还有管理层）面前听到这种背景噪音不仅令人尴尬，而且也可能是您不专业的表现。
在电话会议中，我们通常不是主要参与者，仅参与部分电话会议的状态更新和澄清。在这些电话会议期间，很容易精神分散并同时处理多项任务。一种解决方案是在电话会议期间做总结笔记。这可以帮助您专注于通话并防止分心。这样，你也可以避免成为那个问“你能再说一遍吗？”的人。
4. 避免召开电话会议的技巧这听起来可能有悖常理（尤其是对于项目经理而言），但如果不需要召开电话会议，则行动项目已完成，无需讨论，请随意取消。然后，发送取消通知，说明您认为没有必要取消。同时，保留取消的可能性，以便每个团队成员都可以同意此操作。
让你的团队做出这个决定不仅可以赋予他们权力，而且也是一种腾出时间埋头工作的方式，这有助于让其他重要的事情按计划进行。成功领导者的技能被低估了。
相反的情况也很重要。如果团队成员之间就特定项目或问题来回发送三封或更多电子邮件，则无需等待预定的日期/时间即可知道何时需要致电。尽早建立电话可以促进及时讨论，而不是延迟响应或等待应该以口头方式（而不是通过电子邮件）进行的对话。
4. 避免电话会议的技巧这听起来可能有悖常理（特别是对于项目经理而言），但如果您不需要电话会议，请随时取消它。如果行动项目已完成且不需要讨论，请发送取消通知，表明您认为没有必要召开会议，并务必将其发布，以便所有团队成员都同意该行动。
将这一决定委托给您的团队不仅可以增强团队的能力，还可以让他们腾出时间来完成实际工作，从而帮助其他重要任务步入正轨。对于项目经理来说，知道何时退一步并让团队完成工作是成功领导者的一项被低估的技能。
相反，知道何时需要打电话也很重要，而不是等待预定的日期和时间。一条似乎有效的规则是，如果您看到团队成员之间就特定项目或问题交换了三封或更多电子邮件，请尽快召开电话会议。这有助于立即进行讨论，而无需延迟答复或等待应该以口头方式（而不是通过电子邮件）进行的对话。
5. 结束通话在结束通话之前，随机询问通话期间保持沉默的参与者“你对此有何看法？”是鼓励参与者提出疑虑或添加内容的好方法。发表意见的机会。确保他们感到舒适并且您正在集中注意力。
填写会议对话框时，您可能会不小心犯错误或拼写错误，从而导致混乱并延迟未来的任务。这在会议记录末尾添加了免责声明，以便团队成员可以快速纠正错误。不要错过您的下一个电话。这可以简单到：“免责声明： 如果我拼写错误或遗漏了一些重要内容，请告诉我，以便我可以更正并重新提交。”
作为项目经理，我们了解这些步骤（并且希望已经实践过它们）。然而，鉴于世界发生的所有变化，我们认为现在是重新审视这些步骤并确保调整这些基本技能的最佳时机。
我们欢迎其他提示和建议，以帮助我们提高领导力组织的水平。
5. 结束通话在结束通话之前，始终给每个人发言的机会。随机询问通话期间保持沉默的与会者“您对此有何看法？”是确保他们感到舒适并专注于会议的好方法。
打印会议纪要时，您经常会犯错误和拼写错误，这些错误和拼写错误可能会意外地导致混乱或延误未来的任务。在会议记录末尾添加免责声明可以让您的同事立即纠正错误，而不必等到下一次电话提出问题。这可以很简单，“免责声明：如果我错误或遗漏了重要细节，请与我联系，以便我更正并重新提交。”
作为项目经理，我们知道（并且希望能够实践）这些步骤。但随着世界的变化，我们认为现在是重新考虑这些步骤并微调这些基本技能的最佳时机。
我们欢迎任何可以帮助我们作为领导组织的提示和建议。
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